Implementando Xaguar DOX en Grupo Aserti S.A
Grupo Aserti S.A es una agencia de seguros conformada por más de 160 agentes profesionales de seguros la cual nace en el 2006 al unirse 2 promotoras “Adesse S.A” y Grupo Gar Promotores S.A fusionando así, sus esfuerzos y su experiencia en una sola agencia. Hoy en día protege a más de 6,000 familias y el año pasado cubrió más de $140,000,000 pesos en siniestros.
¿Qué hizo Xaguar DOX por Aserti?
- Institucionalizó los procesos de Grupo Aserti logrando un control de los procesos y documentos de la empresa.
- Con Xaguar DOX se logró un considerable ahorro de tiempo y dinero para Grupo Aserti de una manera eficiente satisfaciendo las necesidades de administración y seguimiento de la empresa.
- Con Xaguar DOX se pudo abarcar las diferentes áreas de la empresa, (emisión de pólizas, movimientos y renovaciones de clientes). Así mismo se logró un mayor control documental y mejor distribución de acciones mediante Work Flow de la operación entre capas organizacionales y por último se logró hacer una generación automática de tableros e informes de control.
- Con Xaguar DOX se logró estructurar toda la información de la empresa de una manera eficiente y fácil pudiendo obtener una disponibilidad en cualquier momento y cualquier parte para todos los miembros de la empresa, estableciendo roles adecuados.
- Xaguar logó implementar un sistema de administración de contenidos, mejorando el manejo de las órdenes de trabajo, implementando un proceso de emisión y de renovación de pólizas.
SITUACION.
La empresa posee un gran volumen de operaciones que actualmente bordean por arriba de los 1,000 trámites mensuales.
Esta muestra de operatividad contínua, catalogan y posicionan a Xaguar DOX, como la solución de administración de contenidos idónea para la institucionalización, control y documentación de procesos. Este interesante caso de negocio relata, como Dintec Consulting logra implementar y ajustar a la medida la solución Xaguar DOX
Luego de la frustrante y costosa interacción con otras soluciones de tecnología Web y supuesta administración de contenidos. El cliente, confirma la perdida de su inversión en tiempo y dinero, dado que al finalizar un considerable periodo no contó nunca con una solución capaz de satisfacer su necesidad de controlar y gestionar su negocio con la eficiencia deseada. Posteriormente, contacta a Dintec Consulting, quienes le demostraron las facilidades, seguridad y capacidad de la solución Xaguar DOX.
Para ello se estructuró un diagnóstico sobre la operación y el anterior sistema,
- Se identificaron los procesos del negocio.
- Se practicó una auditoria sobre la situación de implementación del sistema anterior
- Se identificaron claramente las brechas funcionales entre el sistema anterior y los procesos de negocio
- Se diseñó una propuesta de solución fundamentada en la tecnología Fácil-Xdox y bajo el modelo de negocio Software As A Services (SAAS).
Así comienza el desarrollo e implantación de la solución asertiweb, hoy día es capaz de soportar y optimizar la operatividad cotidiana del proceso “CONTROL DE TRAMITES DE SEGUROS”
La propuesta de solución se estructuró de la siguiente manera:
- Captura y administración de documentos asociados al Proceso de Operaciones
- Pólizas
- Emisiones
- Movimientos
- Renovaciones
- Reclamaciones Programación de cirugías
- Líneas comerciales – Cotizaciones
- Cobranza – Registro de pagos
- Control de documentos y distribución de acciones, mediante el Work Flow de la operación entre las capas organizacionales:
- Operaciones de Servicio
- Back Office
- Operaciones del Negociador
- GNP
- Generación automática de tableros e informes de Control
- Gerenciales
- Operacionales
SOLUCION.
Se implementó la fase 1, enmarcada en los requerimientos y especificaciones indicadas por Grupo Aseti, S.A.
Se empleó la generación de prototipos enmarcados en los procesos y sub-procesos de negocio identificados en el diagnóstico y se definió una estrategia de desarrollo en dos fases.
Primera fase:
El objetivo de esta fase, consistió en estructurar todo el contexto de información administrado por la solución y en satisfacción a los procesos de negocio:
- La implementación del sistema de Administración de contenidos.
- Requerimientos de información
- Manejo de las ordenes de trabajo (Independientemente del proceso)
- Proceso de emisión de pólizas.
- Proceso de renovaciones.
La metodología utilizada es una Solución que fue desarrollada e implementada, durante el desarrollo e implementación de basó en : eXtrem Programming (XP).
Se asignó un equipo de tres personas con los siguientes roles:
- Desarrollador Especialista - Arquitecto
- Desarrollador Junior
- Analista Funcional
Dicho equipo estuvo constantemente de la mano con el cliente diseñando, desarrollando e implementado todas y cada una de las funcionalidades de la solución. El ciclo de Liberación de versión, consistió en la construcción de prototipos, presentación y validación de la funcionalidad para cada proceso.
La facilidad que brinda la herramienta Xaguar DOX es una ventaja competitiva bien marcada, referente a los tiempos de respuesta requeridos por el desarrollo y por ende en la liberación de código en productivo.
RESULTADOS.
Es difícil adelantarse a las conclusiones de un proyecto que apenas pasó por una primera etapa, y está por entrar a la segunda. Pero podemos adelantarnos a lo siguiente:
Se identificó el nivel de cumplimiento de los objetivos propuestos en el proyecto
- Desarrollar e implementar una solución capaz de soportar y optimizar la gestión del área de operaciones de seguros de Aserti.
El cumplimiento del proyecto respecto al alcance contratado se logró en un 100%, la solución fue desarrollada e implementada desde Mayo 2007.
- Disponer al cliente de una herramienta la cual le permita acceder, generar y administrar la información del área operativa de Seguros los siete días de la semana durante las 24 horas.
El cumplimiento del servicio respecto a la disponibilidad de la solución en ambiente de producción, se mantiene sobre un 99%.
El nivel de satisfacción del cliente es el constante crecimiento y utilización de la solución, así como el casi inexistente número de casos reportados, lo que nos hace pensar que el nivel de satisfacción del cliente está excelentemente bien posicionado.
Número de casos reportados durante el 2007 y 2008
El proyecto generó resultados tangibles para el cliente (% de utilización de la herramienta)
Aserti, soporta su operatividad diaria de CONTROL DE TRAMITES DE SEGUROS con la solución asertiweb. En un año de operación efectiva, Aserti ha procesado 14,335 trámites con su respectiva administración de contenido.
El principal y más grave problema fue el aseguramiento del server de reportes, su entonación y calendarización de los informes, dado que usamos una herramienta llamada “Hyperion” y esta corre en un ambiente distinto a Linux. El hecho de tener un servidor expuesto a Internet, sin la protección de Linux era sumamente riesgoso, lo que nos llevó a experimentar formas de Conexión segura con Tunnelling y administración de puertos detrás de los servers cortafuegos y lograr que los agentes de actualización e intercambio de reportes pudieran acceder permanentemente y de forma segura a las distintas bases de datos.
Para Mayores Informes:
Xaguar Soluciones
Tel: 5292 7297
contacto.dox@xaguar.com
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